Déclaration sur la confidentialité des données, les témoins et l’esclavage moderne

Data Privacy Cookies Modern Slavery
Data Privacy

Page last updated: June 2022

Collecte de données personnelles

Nous recueillons des données personnelles dans le cadre d’interactions commerciales, par exemple sur les visiteurs du site Web, lors de visites dans les locaux d’Ultra, dans les demandes d’emploi, durant des expositions et des événements organisationnels, des activités publiques et de bienfaisance, ainsi que dans les activités quotidiennes relatives aux transactions commerciales. La liste suivante montre le type de renseignements que nous pourrions enregistrer à des fins commerciales :

  • Nom, compagnie et titre de l’emploi
  • Coordonnées, y compris l’adresse courriel
  • Données démographiques
  • Vos préférences et intérêts, du point de vue commercial
  • Renseignements concernant votre secteur de marché ou votre domaine commercial
  • Renseignements tirés de sondages, d’occasions d’affaires ou d’emploi (veuillez consulter la section consacrée du recrutement)
  • Images captées par TCF (télévision en circuit fermé) située à l’intérieur et autour de chaque site d’Ultra

Nous pourrions utiliser vos données personnelles aux fins suivantes :

  • Communiquer avec vous à l’aide d’une technologie répandue (courriel, téléphone, téléconférence, par exemple)
  • Prendre part à des transactions commerciales avec vous afin de traiter des commandes de produits et services d’Ultra
  • Communiquer avec vous à propos d’occasions d’affaires et d’emploi actuelles et potentielles
  • Envoyer des communiqués, des bulletins et des circulaires
  • Vous inviter à des événements commerciaux organisés par nous ou par d’autres parties
  • Améliorer nos produits et services, et pour d’autres études de marché et sondages
  • Faire parvenir du matériel promotionnel ou d’autres renseignements qui, selon nous, pourraient vous intéresser
  • Entreprendre toute autre activité commerciale associée à nos interactions avec vous

L’utilisation d’une TCF apparente fait partie intégrante de l’amélioration de notre contrôle de la sécurité dans tous nos sites et de la qualité de vie de tous ceux qui y travaillent, visitent nos locaux ou vivent à proximité de nos installations, et ce, avec ouverture et transparence, partout où des motifs valables le justifient.

Nous n’avons pas l’intention de recueillir électroniquement des données personnelles sur des enfants, et nous ne faisons pas la promotion ou la commercialisation de nos services auprès d’enfants sans motif valable (engagement dans des écoles et des collèges, par exemple). Si vous êtes un parent ou un tuteur légal et craignez que votre enfant nous ait transmis des données personnelles, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des données du Groupe (veuillez vous reporter à la rubrique Autres renseignements).

Partage de vos données personnelles

Nous respectons votre vie privée et ne partagerons pas les données personnelles recueillies auprès de vous, quel que soit le moyen employé à l’exception d’une exigence de la loi, entre autres (sans s’y limiter) aux fins de conformité avec des lois applicables sur la protection des données et le respect de la vie privée ou des poursuites judiciaires, des ordonnances de la cour ou toute autre procédure légale, sans motif juste et valable de le faire. Toute donnée personnelle que vous nous transmettez sera traitée avec soin et utilisée uniquement pour les fins mentionnées dans ce présent avis mondial sur la confidentialité des données. Ultra ne vendra aucune de vos données personnelles.

Sauvegarde de vos données personnelles

Nous tenons absolument à nous assurer que vos données personnelles sont bien protégées. Pour éviter tout accès ou divulgation sans approbation, nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles permettant de protéger les données personnelles que nous recueillons.

Conservation de vos données personnelles

Nous conservons habituellement vos données personnelles pendant aussi longtemps que nécessaire pour gérer notre relation avec vous. Nous procédons à des examens périodiques des données personnelles que nous détenons pour nous assurer qu’elles sont à jour et exactes.

Vos droits

Vous avez les droits suivants lorsque vous soumettez des données personnelles, lorsque la loi applicable sur la protection des données et le respect de la vie privée l’autorise :

  • Accès – Vous pourriez demander d’avoir accès à une copie de vos données personnelles et d’autres renseignements sur notre façon de les gérer.
  • Exactitude – Vous pourriez demander que nous corrigions toute donnée personnelle que nous détenons, que nous supprimions ces données ou en limitions l’utilisation.
  • Effacement – Vous pourriez demander que nous effacions des données personnelles en notre possession lorsqu’elles ne servent plus aux fins pour lesquelles elles avaient été soumises en premier lieu.

Selon l’endroit où vous vivez, vous pourriez avoir d’autres droits et options, conformément aux lois sur la protection des données et le respect de la vie privée qui prévalent. Les demandes doivent être soumises au responsable de la protection des données du Groupe (veuillez vous reporter à la rubrique Autres renseignements).

Utilisation de témoins (« cookies »)

Notre politique consiste à utiliser des témoins à des fins d’analyses anonymes (suivi du moment et des dates des visites, pages consultées, par exemple). Afin d’en apprendre plus sur notre mode de gestion et d’utilisation de témoins et de contrôler vos choix en matière de témoins, veuillez lire attentivement notre Déclaration sur les témoins (« cookies »).

 

[insérer un hyperlien vers la section de cette déclaration intitulée Témoins (« Cookies »)].

Hyperliens vers d’autres sites Web

Notre site Web pourrait renfermer des hyperliens vers d’autres sites Web, à titre de commodité pour les visiteurs. Ultra n’est en rien responsable des pratiques en matière de respect de la vie privée ou du contenu de ces sites Web, et recommande aux utilisateurs de lire les énoncés sur la politique de protection des renseignements personnels affichée sur chaque site Web visité.

Autres renseignements

Si vous avez des questions ou des préoccupations à propos de cet avis mondial sur la confidentialité des données ou voulez exercer vos droits, vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des données du Groupe par l’un de ces moyens :

Courriel : [email protected].

Poste : Responsable de la protection des données du Groupe, Ultra Electronics, 35 Portman Square, Londres, W1H 6LR, Royaume-Uni

Vous avez aussi la possibilité de soumettre une demande par le biais de notre page Pour nous joindre.

Vous avez en tout temps le droit de faire part de vos inquiétudes directement à l’organe de surveillance de la protection des données de votre région. Nous vous encourageons à communiquer d’abord avec nous, puisque nous aspirons à répondre à toute question ou à atténuer toute inquiétude que vous avez à propos de vos données personnelles avec promptitude, efficacité et de manière satisfaisante.

 

[insérer un hyperlien vers le formulaire Pour nous joindre/Contact us.

 

Voir traduction du formulaire à l’annexe 1

Modifications du présent avis sur la confidentialité des données

Nous nous réservons le droit de revoir les renseignements contenus dans le présent avis mondial sur la confidentialité des données. Nous vous prions par conséquent de consulter fréquemment cette page afin de prendre connaissance de toute modification ayant pu y être apportée.

Recrutement

Dans le cadre de tout processus de recrutement, Ultra recueille et utilise des données personnelles sur les candidats à un poste. Cet avis mondial sur la confidentialité des données s’applique à tous les demandeurs et candidats potentiels durant le processus de recrutement et de sélection visant à pourvoir un poste chez Ultra. La demande pourrait porter sur un contrat de travail permanent, temporaire ou d’une durée déterminée; elle concerne également les candidats au programme de formation d’apprentis ou de placement de diplômés, ou ceux qui offrent leurs services par le biais d’une entente limitée avec un fournisseur de la compagnie, d’une agence de placement ou d’une compagnie parapluie.

Outre l’avis ci-dessous et quel que soit le site, tous les demandeurs et candidats doivent lire les avis et les déclarations sur la protection des renseignements personnels qui sont diffusés lorsqu’ils posent leur candidature par l’entremise de notre système d’information RH et tout autre système de suivi des demandes qui sont en service.

Avis sur la protection des renseignements personnels (R.-U.) – Candidats

Cookies

Page last updated: April 2022

1. About cookies

1.1 What are cookies?

A cookie is a file containing an identifier (a string of letters and numbers) that is sent by a web server to a web browser and is stored by the browser. The identifier is then sent back to the server each time the browser requests a page from the server.

1.2 Persistent and session cookies

Cookies may be either "persistent" cookies or "session" cookies: a persistent cookie will be stored by a web browser and will remain valid until its set expiry date, unless deleted by the user before the expiry date; a session cookie, on the other hand, will expire at the end of the user session, when the web browser is closed.

2. Cookies that we use

2.1 Strictly necessary cookies

Strictly necessary cookies help make a website usable by enabling basic functions like page navigation and access to secure areas of the website. The website cannot function properly without these cookies.

Cookie Purpose
ASP.NET_SessionId Preserves the visitor's session state across page requests.

2.2 Analytical/Performance Cookies

Statistic cookies help website owners to understand how visitors interact with websites by collecting and reporting information anonymously.

Cookie Purpose
_ga Registers a unique ID that is used to generate statistical data on how the visitor uses the website.
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Used by Google Analytics to throttle request rate.
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Registers a unique ID that is used to generate statistical data on how the visitor uses the website.

2.3 Google AdWords Remarketing

Google Ads Remarketing is a remarketing and behavioural targeting service provided by Google. We use Google Ads Remarketing to display relevant advertisements to website visitors based on the pages of www.ultra.group that have been viewed, improving our website experience.

Google Ads Remarketing cookies collect data about your activities when you visit our website by placing a cookie on your machine. This cookie does not identify you or give us access to your computer as no personal data (also known as Personally Identifiable Information or PII) is stored in Google Ads Remarketing. The cookie allows us to show you relevant advertisements based on your browsing of our website.

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  • To opt-out via the Ultra website: Click Cookie preferences (in the footer or via a link in section 3, below)
  • To opt-out of Google AdWords Remarketing: Google Support
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  • To control the use of device identifiers: Via your device settings
3. Managing cookies

3.1 Most browsers allow you to refuse to accept cookies and to delete cookies.

The methods for doing so vary from browser to browser, and from version to version. You can however obtain up-to-date information about blocking and deleting cookies via these links:

  1. Chrome – https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=en
  2. Internet Explorer  https://support.microsoft.com/en-gb/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies
  3. Edge – https://privacy.microsoft.com/en-us/windows-10-microsoft-edge-and-privacy
  4. Firefox – https://support.mozilla.org/en-US/kb/enable-and-disable-cookies-website-preferences
  5. Safari – https://support.apple.com/kb/PH21411
  6. Opera – http://www.opera.com/help/tutorials/security/cookies/

You can manage the cookies used on our website at anytime by visiting our cookie portal.

3.2 Negative impact of blocking cookies

If you block cookies, you will not be able to use all the features on our website.

4. Amendments

4.1 We may update this policy from time to time by publishing a new version on our website.

4.2 You should check this page occasionally to ensure you are happy with any changes to this policy.

4.3 We may notify you of changes to this policy by email or through a message on our website.

5. Our details

5.1 This website is owned and operated by Ultra Electronics Holdings PLC.

5.2 Our principal place of business is at 35 Portman Square, Marylebone, London W1H 6LR.

5.3 You can contact us:

  1. by post, using the postal address given above;
  2. using our website contact form;
  3. by telephone, on +44 (0) 208 813 4321; or
  4. by email, using [email protected]
6. Data protection officer

6.1 Our Group Data Protection Officer can be contacted via e-mail [email protected]. Individuals have the right at any time to raise concerns with a data protection supervisory authority directly. We encourage you to contact us in the first instance as we aim to promptly, efficiently and satisfactorily resolve any questions or concerns you have in relation to your personal data.

 

Modern Slavery

This statement is issued pursuant to section 54(1) of the Modern Slavery Act 2015 and constitutes Ultra’s Modern Slavery Statement for the period commencing 1 April 2021 and ending 31 March 2022 in accordance with the UK Government single reporting deadline mandatory requirement.

Modern slavery is a crime and a violation of fundamental human rights. It takes various forms, such as slavery, servitude, labour exploitation and human trafficking collectively referred to as ‘modern slavery’ in this statement. These have in common the deprivation of a person's liberty by another to exploit them for personal or commercial gain. Ultra and our subsidiaries (Ultra) have a zero-tolerance approach to modern slavery in any form.

Ultra is committed to acting ethically and with integrity in all our business dealings and relationships and to implementing and enforcing effective systems and controls to support prevention of modern slavery occurring in our business or in any of our supply chains.

Our structure

Ultra Electronics Holdings plc is the group parent company. Our Head Office is in the UK, and we have other global offices and facilities predominantly in the USA, Australia, and Canada.

Our businesses

Ultra provides application-engineered solutions in the key elements of mission critical and intelligent systems. Through innovative problem solving, using sustainable capabilities, and evolving technologies, Ultra delivers outstanding solutions to our customers’ most complex challenges in defence, security, critical detection, and control environments.

Ultra is organised into five Strategic Business Units (SBU):

  1. Maritime delivers mission systems and application engineering solutions operated by naval fleets across the US, UK, and allied navies worldwide. Developing advanced specialist systems to deliver warfighting edge in the modern maritime and underwater battlespace, solutions provide critical operational advantages to ‘five-eyes’ defence customers (UK, USA, Canada, Australia, New Zealand) across surface, sub-surface, and unmanned platforms. The Maritime SBU comprises four Operational Business Units (OBU): Sonar Systems; Sonobuoy Systems; Naval Systems; and Sensors and Signature Management and Power.
  2. Intelligence and Communications delivers mission critical, multi-domain communications, command and control, cyber security, and electronic warfare solutions to defence customers (UK, USA, Canada) to inform decision making in the most challenging environments. The Intelligence and Communications SBU comprises four OBU: Communications; Specialist Radio Frequency; Command, Control, and Intelligence; and Cyber.
  3. Precision Control Systems designs and supplies market-leading safety and mission critical solutions to the military and commercial aerospace markets.
  4. Forensic Technology is a world-leader in ballistic identification and forensic analysis solutions that help law enforcement agencies around the world to prevent and solve crime.
  5. Energy focusses on the supply of nuclear safety sensors and systems as well as selected industrial applications, predominantly in the UK, North America, and China.
Our supply chains

Each SBU operates autonomously and holds responsibility for management of their respective supply chains. Policy and guidance are provided centrally from Head Office, Global ONE Ultra Procurement, and the UK Procurement Council with oversight from the Ultra Chief Risk Officer (CRO).

Ultra is committed to ensuring transparency in our business and in our approach to tackling modern slavery throughout our supply chains. To this end, the topic is discussed during Global ONE Ultra Procurement forums and UK Procurement Council meetings.

Global ONE Ultra Procurement and the UK Procurement Council in partnership with the CRO have determined that, in general, Ultra has a low dependency on goods and services from suppliers that present a high modern slavery risk. The goods and services procured by Ultra businesses are predominantly Commercial Off The Shelf (COTS) products, high-end technology, or consultancy/professional services from North America, the UK, Australia, or other lower risk territories.

The following steps taken by Global ONE Ultra Procurement and the UK Procurement Council support prevention of modern slavery in Ultra's supply chains:

  • Determining and maintaining acceptable procedures for supplier pre-qualification.
  • Ongoing assessment of modern slavery risks based on high country risks and high sector risks.
  • Maintaining a central Modern Slavery and Human Trafficking policy.
  • Providing mechanisms for discussing and recording if occurrences of modern slavery are identified and determining actions to prevent future occurrences.
  • Developing and introducing training in identifying modern slavery across the supply chain for relevant employees and contingent workers.
Our policies

Although ultimate responsibility for the implementation of the Modern Slavery and Human Trafficking Policy lies with the Ultra Board of Directors, this requirement has been delegated to SBU/OBU Managing Directors and Presidents who are responsible for the implementation and control of the policy and monitoring compliance within their respective businesses and for ensuring risk assessment of suppliers is effectively managed.

Managing Directors and Presidents ensure that:

  • Their business has in place systems to: identify and assess potential risks of modern slavery in their business and their supply chains; mitigate the risk of modern slavery occurring in their business and supply chains; and monitor potential risk areas in their business and supply chains.
  • Terms and conditions of purchase and associated purchasing documentation forbidding the use of modern slavery practices are adopted by their business with the right to terminate a relationship with a supplier if issues of non-compliance are discovered and/or non-compliance is not addressed in a timely manner.
  • Ensuring the Ultra global Supplier Code of Conduct is issued to all suppliers, contractors, and business partners at the outset of the business relationship and reinforced frequently thereafter.
  • Identified risks are escalated to the CRO and SVP Group Procurement in a timely manner.
Communication

Ultra expects all suppliers to conduct business in an ethical, safe, and sustainable way and to comply with all applicable laws and regulations. Ultra communicates standards and expectations to suppliers in the following ways:

  • Ultra global Supplier Code of Conduct
  • Commercial contracts, terms and purchasing documentation
  • Adding/pre-qualifying suppliers to its vendor base
  • Conducting audits or visits to supplier sites
  • Engaging with suppliers when conducting business activity

Ultra operates an independent, anonymous, and confidential reporting platform. The “Speak Up” platform is a global channel for any person who works for or with Ultra in any capacity to ask questions and report concerns they believe are a violation of the Ultra Codes of Conduct including those relating to modern slavery and human trafficking.

Training

Business leaders hold responsibility for providing adequate and regular training to employees and contingent workers to ensure understanding of the risks of modern slavery and human trafficking occurring in their business and supply chains. This is supported by a comprehensive global compliance training programme with Ultra employees and contingent workers attend training covering topics included in the Ultra Code of Conduct during induction and via regular refresher sessions.

Global ONE Ultra Procurement and the UK Procurement Council provide advice, guidance, and training to teams with direct responsibility for supply chains. Our UK Procurement teams in each business are aware of the Home Office Modern Slavery Awareness and Victim Identification Guidance and the matter is a fixed agenda item at regular UK Procurement Council meetings.

During the reporting year Ultra has launched a global Ultra Supplier Code of Conduct. Suppliers commit to providing regular training to their employees including all minimum standards and requirements mandated by Ultra. In the scope of the code Ultra pledges to collaborate with suppliers providing necessary support to reach compliance with the code. Our Ultra Code of Conduct reinforces businesses are responsible for ensuring that suppliers and other partners operate with integrity and to high ethical standards.

Measuring effectiveness

The effectiveness of Ultra’s modern slavery policies is measured by:

  • Business compliance with the Modern Slavery and Human Trafficking Policy.
  • Rolling refresh of business risk assessments to ensure any changes in the profile of supply chain risks are considered, assessed, and appropriately managed.
  • Review of the commercial terms and conditions and purchasing documentation.
  • Review of due diligence processes adopted by businesses and training that has taken place in each business.
  • Recording and monitoring modern slavery incidents (if any) within Ultra’s supply chains and, where necessary, developing corrective measures.

Global ONE Ultra Procurement and the UK Procurement Council provide oversight and challenge to this measuring and review process.

Progress since the last statement

During the reporting period commencing 1 April 2021 ending 31 March 2022 Ultra addressed the following actions recorded in the previous statement:

  • Launched a global Supplier Code of Conduct setting out minimum standards and expectations for suppliers and the broader supply chain. The code states Ultra’s zero-tolerance of inappropriate business conduct, explicitly slavery, human trafficking, and labour exploitation in any form.
  • Extended the independent, anonymous, and confidential reporting platform Speak Up to third parties to enable any person to ask questions and report concerns they believe are a violation of Ultra’s Codes of Conduct.
  • Overhauled and re-launched the Modern Slavery and Human Trafficking Policy establishing a central global policy.

Goals for the next reporting period

During the next reporting period we plan to:

  • Meet our target to sign-up Ultra’s top thirty suppliers by spend to the new global Supplier Code of Conduct by the end of 2022.
  • Complete a refresh of business risk assessments to ensure changes in the profile of supply chain risks are considered, assessed, and responsibly managed.
  • Launch Code of Conduct refresher training to all employees and contingent workers via the Ultra HR learning management system.
  • Continue to screen new suppliers and audit existing suppliers to ensure compliance with prevailing legislation in the countries where Ultra and the supplier/s operate meeting Ultra’s commitment to audit a minimum of thirty key suppliers at least every two years.
  • Pledge to collaborate with our suppliers to ensure that like our own employees and contingent workers, theirs are protected and they and their supply chains can compete fairly and have an equal chance of success.
  • Continue to review the feasibility of engaging with external parties or implement tools to support the evaluation and compliance of our key supply chain partners.

The board of directors of Ultra Electronics Holdings plc approved this statement at the board meeting held 23 June 2022.     

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